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Missions :  

L’assistant(e) Administratif (ve) contribue au bon fonctionnement de l’agence par la prise en charge des processus siège en lien avec la force de vente, la conformité des dossiers de formations. La valeur ajoutée de son rôle s’apprécie en particulier au travers de son efficacité, de son autonomie et de sa rigueur dans la gestion des processus qu’il /elle gère.

Activités principales :

Gestion des dossiers de Formations

• Vérifier, que les informations fournies par les commerciaux via les FSI (Fiche de Suivi Interne) sont complètes pour les sessions Inter et Intra entreprise, et que celles-ci soient conforme à ce qui est saisi dans ERP
• Saisir des informations dans l’ERP interne,
• Assurer la logistique (préparation et vérification des salles de formation), reprographie/mise à disposition des supports de cours et de tout document nécessaire au bon déroulement de la formation,
• Gérer les convocations
• Assurer la conformité des dossiers de formations (vérifications récupérations, saisi, et archivages des feuilles de présences, des accords de prise en charges et bon de commandes)
• Accueillir les intervenants externes et les stagiaires,
• Commander les formateurs, supports de cours et tous les éléments nécessaires à la production d’une session de formation,
• Editer les liasses pédagogiques (feuilles de présence vierge, évaluation et dossier formateur).
• Vérifier les présences et gérer les envois d’attestions de fin de formations aux clients chaque semaine,
• Editer les liasses pédagogiques (feuilles de présence vierge, évaluation et dossier formateur).
• Gestions de la dématérialisation des Dossiers de formations sous le pilotage de la Responsable Administrative
• Sous la responsabilité de la responsable administrative, Création et mise en place d’un SharePoint pour Aston/SQLI Institut

Gestion des impayés

• Suivi et collaboration avec l’Equipe Administration des ventes du Groupe SQLI des impayés pour accélérer le paiement des factures

Facturation

• Après la formation, récupérer les feuilles de présence et d’évaluation afin d’assurer la facturation des sessions,
• Récupérer le cas échéant les prises en charge des OPCO,
• Récupération des bons de commande manquant auprès des commerciaux

Missions transverses

• Gestion du courrier entrant/sortant

Rattachement hiérarchique 

Dépend directement de la Responsable ADV